Software de contabilidad y facturación en la nube

Su uso se ha generalizado entre pequeñas empresas y comercios pero, también, entre plataformas de logística, bancos o entidades aseguradoras (por poner sólo algunos ejemplos). Estos programas son empleados tanto en tareas generales de contabilidad, como en otras más específicas, tales como: gestión de trámites contables, desarrollo de presupuestos, realización de informes y balances periódicos…

¿Qué es un software de contabilidad en la nube?

Antes de entrar en detalles, lo primero que hay que decir es que no debe confundirse el funcionamiento de un software de contabilidad en la nube con un programa conectado a la Red. En este segundo caso, se está hablando de varios ordenadores con el mismo programa instalado y que sincronizan sus datos a través de la Red. Por lo general, tales datos están ubicados en un servidor privado de la empresa. Por este motivo, tan sólo son accesibles dentro de una red privada corporativa.

La principal diferencia entre un software de contabilidad tradicional y un software de contabilidad en la nube es que, en el caso del segundo, la información está almacenada en servidores remotos. Esto quiere decir que todas las funciones de la aplicación se desarrollan lejos del escritorio del usuario, lo que permite aumentar los niveles de seguridad y protección de los datos.

A partir de aquí, los usuarios acceden, de modo remoto, a la información almacenada a través de Internet o por medio de un proveedor de servicios. Además, es importante saber que, en el modelo de facturación electrónica en la nube, los comprobantes fiscales tienen los mismos efectos legales que las facturas tradicionales de empresas. La diferencia es que se emiten a través de un formato electrónico, usualmente formato XML, y cuentan con elementos de seguridad adicional como firma digital y código QR.

Otras diferencias entre un programa de contabilidad convencional y un software de contabilidad en la nube son:

Más flexible

El único requisito para poder acceder a la información en la nube es que el dispositivo empleado para hacerlo tenga conexión a Internet. En el caso de un software convencional esta operación se limita al dispositivo físico en el que está almacenada la información.

Información siempre actualizada

El software ubicado en la nube actualiza la información almacenada de manera automática, además de facilitar reportes financieros en tiempo real. Esto significa que los balances de cuentas van a ser siempre precisos, lo que elimina la posibilidad de errores humanos propios de manejar un software convencional de contabilidad en modo manual.

Simplificación de tareas

Un software de contabilidad en la nube tiene un manejo más sencillo que un programa convencional. El empleo de softwares de contabilidad convencionales implica un gasto mayor debido al costo en la adquisición tanto de hardware como de servidores. Por otro lado, un software en la nube requiere mucho menos mantenimiento. El proveedor completa los respaldos. Además, las actualizaciones se dan de manera automática y no hay nada que descargar o instalar por parte del usuario.

Seguridad de los datos

Es fácil imaginar lo que puede suponer, para una empresa, el extravío, o robo, de un ordenador en el que hay almacenada valiosa información contable. Esto, evidentemente, no va a suceder en el caso de los datos almacenados en un software de contabilidad en la nube. A los altos niveles de seguridad habría que añadir que el acceso a los datos siempre está encriptado y protegido por una contraseña.

Ubicaciones dobladas

Por lo general, los softwares de contabilidad en la nube tienen servidores de apoyo en dos o más ubicaciones. Por este motivo, en caso de que una red de servidores se caiga, siempre se podrá seguir accediendo a la información.

Qué hay que tener en cuenta para importar datos de facturación a la nube

El proceso de migrar datos de facturación a la nube, desde un software convencional, puede agilizarse bastante si se tienen en cuenta algunas previsiones.

Establecer un proceso de trabajo y adoptar nuevas rutinas de negocio

Esto resulta vital para adaptarse, lo antes posible, al uso del nuevo software. De este modo se podrá trabajar de una manera mucho más productiva. Es importante que por este proceso de aprendizaje pasen todas las personas implicadas en el manejo de los datos de contabilidad dentro de la empresa.

Recurrir al soporte técnico

Es muy probable que, durante el proceso de migración a la nube, surjan dudas y preguntas acerca del uso de un programa que aún no se domina. Antes de cometer errores que, quizás, luego cuestan muy caros, lo más indicado es acudir al servicio técnico del proveedor del programa.

Añadir el número de usuarios y permisos que se requieran

Puede que no se considere oportuno que todos los miembros de un departamento puedan acceder a todos los datos. Por este motivo, parece conveniente que los usuarios dados de alta tan sólo puedan acceder a la información que les compete. Por ejemplo, si lo normal es que el gerente de la empresa tenga acceso libre a toda la información, quizás no interese tanto que los agentes comerciales puedan acceder a toda esa misma información.

O que el área de marketing pueda ver la información correspondiente al área de compras. Por todos estos motivos, será bueno que el software de facturación en la nube disponga de varios usuarios y diferentes niveles de autorización de acceso. Un programa de facturación en la nube, como el desarrollado por Invu POS, supone la evolución natural de un software convencional de contabilidad. Invu POS trabaja para adaptar las aplicaciones a las tendencias cloud del mercado de la informática. El objetivo es que las empresas de cualquier tamaño y sector puedan realizar sus operaciones contables con seguridad y fiabilidad, y sin tener que realizar apenas inversión en materiales propios de TI.

Integración de Invu POS con los mejores programas de contabilidad en la nube: Xero y Quickbooks

INVU es un sistema POS en la nube que permite controlar inventarios y ventas, y, también, revisar informes, desde cualquier ubicación. Esto es posible porque la herramienta puede integrarse con tareas de contabilidad, comercio electrónico, fidelización, facturación de impuestos de varios países… No hay límites. Se puede programar, e integrar, prácticamente con cualquier función que se tenga en mente. Además, Invu POS se integra automáticamente con Xero y QuickBooks, los dos sistemas de contabilidad más populares:

Integración con Xero

Simplifica, enormemente, las tareas de contabilidad. Esto, además de permitir tener un mayor control sobre la contabilidad de la empresa, posibilita automatizar tareas que, anteriormente, requerían de mucho tiempo.

Integración con QuickBooks

Se da el paso de sincronizar ventas, inventarios, clientes, compras, visualizando todo al instante. Si ya se trabaja con QuickBooks como programa de contabilidad en la nube, el proceso de implementación de Invu POS resulta sumamente sencillo.

Contacta con Invu POS para más información sobre nuestro software de facturación online

Los productos y servicios de Invu POS son para crecer al máximo en el comercio electrónico, adaptándonos siempre a lo que requieren los negocios, nuestro sistema es muy flexible y se integra con muchas herramientas.Contamos con más de 6 años de experiencia en el desarrollo de softwares de facturación. No tengas dudas en contactar por correo electrónico info@invupos.com o número de teléfono +507 201-8490, para obtener mayor información al respecto. .