Cómo evitar perder materia prima en los inventarios

Mantener los niveles óptimos de inventario es uno de los principales quebraderos de cabeza para la gestión de almacén de cualquier empresa. El propietario de un negocio, de cualquier actividad o tamaño, sabe qué hacer inventario de sus productos puede ser todo un quebradero de cabeza cuando el sistema empleado para inventariar no está ni sistematizado ni automatizado. Entonces, la labor se convierte en una tediosa tarea basada en pasar horas contando y revisando referencias… para, al final, descubrir que los datos obtenidos no coinciden con los que se tenían registrados. Para evitar que la tarea acabe así, este contenido incluye consejos tanto para evitar perder materia prima durante los inventarios como para hacer una mejor gestión de los mismos.

Razones por las que un inventario puede salir mal

Hay múltiples motivos por los cuales hacer el inventario de una empresa puede salir mal. Para evitarlo, lo primero que hay que tener claro es saber, con exactitud, qué, dónde, cómo y por qué se está haciendo ese inventario. Y es que, cuando se pronuncia el término inventario se está haciendo referencia a un abanico de aspectos tan amplio como registro de cantidades, precios y ubicación de los productos. También,a la rotación de mercancías y gestión de la información generada por el propio inventario. Debido a esta variedad de elementos, cobra especial importancia la necesidad de contar con un sistema de inventariado capaz de implementar mecanismos y estrategias que permitan completar la tarea de inventariar con eficacia.

Por qué automatizar la gestión de un inventario

Los errores humanos durante el registro de inventarios, es el motivo fundamental de pérdida de materia prima durante los mismos. La mejor manera de evitar estas pérdidas es emplear tecnología. Y es que los avances tecnológicos en sistemas de gestión de inventarios han hecho que el control de stocks sea, hoy en día, un trabajo mucho más sencillo de lo que lo era hace apenas unos años. Gracias al uso de la tecnología, ya no habrá que sufrir más porque no salgan las cuentas y porque aparezcan pérdidas inesperadas de productos.

Una de las principales ventajas del empleo de tecnología, durante la gestión de un inventario, es que permite generar, de manera automática, diversas tareas como atender pedidos en base a niveles de stock, planificar inventarios o mantener los artículos controlados mediante el etiquetaje. Además, el responsable del inventario, al disponer de información precisa y actualizada, tendrá la capacidad de tomar decisiones como gestionar entradas y movimientos de materias primas; conocer la rentabilidad de cada producto; o visualizar movimientos recientes de mercancías.

Una buena decisión: integrar los softwares de inventario y de facturación electrónica

Queda claro que el empleo de un sistema de gestión es la mejor herramienta posible para controlar un inventario. Sin embargo, se podrá, aún, obtener un mayor provecho del trabajo si se integran software de gestión de inventarios y software de facturación electrónica ¿por qué? Porque cada vez que el negocio realice una venta de mercancía, y se genere una factura, el inventario actualizará, automáticamente, los registros. De este modo, quedará descontada, de manera instantánea, la mercancía vendida y todo el inventario estará siempre al día.

Además, si se dispone de un software de punto de venta o POS, se podrá tener un control absoluto del negocio a través de la realización de inventarios –totales o parciales- con el comercio abierto; comprobaciones, en tiempo real, del stock; o generación de pedidos de reposición de modo automático. Y es que, en cualquier negocio –pero, sobre todo, en aquellos de tamaño pequeño o mediano-, resulta de vital importancia simplificar, al máximo posible, los procesos de trabajo. El motivo es evidente: dado que los recursos financieros, de tiempo y de personal son limitados, la automatización de procesos permitirá una mayor productividad y eficiencia.

Cuidar el estado y posición de las materias primas en el mundo off line

Cierto es que tener digitalizado el inventario de materias primas resulta vital para una empresa. Pero esto no quiere decir que se pueda descuidar el control del estado y posición de las mercancías en el plano físico. Muy al contrario, será imprescindible contar con un sistema capaz de ordenar y clasificar las materias primas disponibles en el stock de manera que se puedan evitar pérdidas de materias primas, a la vez, agilizar el trabajo diario. En este sentido, existen dos sistemas principales de organización de las mercancías

Método FIFO

La clave del sistema es clara: lo primero en entrar ha de ser lo primero en salir. Este método es muy utilizado en comercios de alimentos perecederos y en tiendas especializadas en dispositivos tecnológicos que, en poco tiempo, pueden quedar obsoletos. El objetivo es que las nuevas mercancías estén ordenadas en las zonas de más fácil acceso del almacén. A la vez, en los stocks de las tiendas y comercios, estos productos, a los que hay que dar rápida salida, podrán ser mostrados al cliente en los espacios de mayor visibilidad del local. De este modo se podrá fomentar su rotación inmediata.

Método ABC

En este caso se trata de ordenar la mercancía en el almacén de manera que los productos más valiosos tengan la mayor accesibilidad y visibilidad posible. Estas mercancías pueden suponer tan sólo el 20% del total del inventario pero un 80% de su valor. El método ABC garantiza un mayor control y capacidad de gestión de la mercancía.

Hacer, de manera constante, informes de gestión

Fundamental. Los informes de gestión dan la posibilidad de detectar problemas, obtener posibilidades de mejora y, también, visualizar avances con respecto a meses o años anteriores. La información recogida en un informe de gestión puede ser la base de decisiones importantes que marquen el futuro de una empresa. El inventario genera métricas interesantes que ofrecen datos con los que determinar el precio de los productos, en cuáles invertir más, a cuáles bajarles el precio… En este punto, un software de inventarios se vuelve primordial ya que, gracias a él, se pueden generar múltiples reportes en cuestión de segundos. Prevenir las pérdidas de materia prima en un negocio es un factor clave para su éxito en el mediano y largo plazo. En este sentido, una herramienta como Invu POS da la libertad de configurar, administrar y modificar inventarios según preferencias y necesidades.