Facturación electrónica en Panamá: requisitos y novedades

Según el artículo 1 del decreto 147 del 26 de mayo del 2021, la reglamentación que legisla el uso de la factura electrónica en Panamá, se dictamina lo siguiente: “están obligados a implementar y cumplir las disposiciones establecidas en el presente Decreto, toda persona natural y jurídica que solicite a la Dirección General de Ingresos el uso de la Factura Electrónica para documentar sus operaciones de transferencias, venta de bienes y prestación de servicios.

De igual forma, aquellas personas, naturales o jurídicas, que estén obligadas al uso de equipos fiscales, también podrán utilizar el modelo de Facturación Electrónica en Panamá como medio para documentar sus operaciones financieras, siempre y cuando esto se haga de forma expresa y voluntaria.”.

Con respecto a los tiempos de entrada en vigor de esta normativa, es obligatorio hacer uso del sistema, a partir del 1 de enero de 2022, para todo nuevo Registro Único de Contribuyente (RUC); el 30 de julio de 2022 para todo proveedor del Estado; y por último, en el caso de las empresas del Plan Piloto que deban migrar al SFEP bajo la modalidad PAC o facturador gratuito, a partir del primer día hábil del año 2023.

Requisitos para el de la factura electrónica en Panamá

En el artículo 3 de este mismo decreto se alude a los requisitos a cumplir para poder hacer uso de la facturación electrónica en Panamá. Son los siguientes:

• Disponer de la correspondiente excepción de uso de equipos fiscales.
• Estar en posesión del certificado electrónico correspondiente expedido por un prestador de servicios de facturación ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá.
• Haberse registrado, ante la Dirección General Impositiva (DGI), en el Sistema de Factura Electrónica de Panamá
• Emitir todos los documentos electrónicos, según las especificaciones de la ficha técnica.
• Contar con los servicios de un Proveedor de Autorización Calificado (PAC), para obtener la autorización de uso de documentos electrónicos.
• Reportar, correctamente, los eventos posteriores relacionados con una factura electrónica.

Hay que tener en cuenta que, en caso de incumplimiento de alguno de estos requisitos, se podría derivar en sanciones o, como mínimo, en la imposibilidad de no poder emitir el documento en cuestión.

Bajo qué condiciones se puede emitir una factura electrónica en Panamá

Para emitir, legalmente, una factura electrónica en Panamá, la persona o sociedad tiene que:

• Disponer de un sistema de facturación electrónica como el de Invu POS.
• Haberse inscrito en el DGI.
• Disponer de Registro Único de Contribuyentes (RUC) y Número de Identificación Tributaria (NIT).
• Tener actualizada la información económica de la sociedad o de la persona física usuaria del sistema de facturación electrónica.
• Registrarse, a través del portal de la DGI, en el sistema de facturación electrónica.
• Validar que el sistema de facturación electrónica utilizado cumple con el estándar del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP) para generar y transmitir los comprobantes a la DGI.

Además, de lo dicho, los usuarios que reciban una factura electrónica tienen que comprobar, ante la DGI, que dicha factura ha sido registrada. También deberán contar con la debida autorización de uso. De este modo, el documento podrá ser utilizado como soporte de crédito fiscal.

También, todo contribuyente afiliado al SFEP tendrá que conservar sus facturas electrónicas –tanto las emitidas como las recibidas- hasta cumplirse el plazo de prescripción de los tributos. Es por este motivo por el que, desde Invu POS, se recomienda operar desde la nube. De este modo, la documentación almacenada se podrá mantener, siempre, en un modo seguro y accesible.

En cualquier caso, y para usuarios que no estén afiliados al SFEP, tendrá que conservarse o bien un ejemplar del Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE) o bien un archivo contenedor de una imagen representativa del contenido de la factura electrónica emitida.

Cuál es el proceso de emisión de una factura electrónica en Panamá

A día de hoy tan sólo existen dos vías, legalmente admitidas, de emisión de facturas electrónicas en Panamá. Estas son:

• Herramienta gratuita de la DGI. Este organismo dispone de una aplicación para emitir facturas electrónicas sin coste alguno. El problema es que, al no ser esta herramienta un software contable, no se tiene la opción de poder tener, centralizada, toda la información contable de la empresa. Este método es apto para emprendedores que emitan hasta 200 facturas mensuales.
• Una herramienta facilitada por Proveedores Autorizados Calificados (PAC) como Invu POS. Este software, además de permitir la emisión de facturas electrónicas, posibilita la gestión de otras muchas operaciones financieras, como control de operaciones bancarias, gestión de inventarios…

Una vez solucionado el trámite de elegir la herramienta de facturación electrónica con la que se va a trabajar, toca conocer en qué consiste el proceso de facturación electrónica en Panamá. Consta de los siguientes pasos:

• El comercio envía la factura a la DGI
• La DGI procede a la validación del documento enviado