Seis funciones indispensables en el punto de venta para controlar las sucursales

Además, dichas herramientas deben permitir la visualización de toda la información disponible en el momento que se necesite. Precisamente por todo ello, para poder tener un control 100% del negocio, en este artículo se habla de las funciones –y herramientas- que deberían estar disponibles en un punto de venta si se pretende controlar las sucursales de un negocio… sin necesidad de una presencia física permanente en cada una de ellas.

• Información centralizada
  

Es cierto que el empleo de herramientas como Excel o programas específicos de control de ventas e inventarios pueden ser más que suficientes en el mismo momento en el que arranca un negocio. Sin embargo, a medida que una empresa crece, tanto en plantilla como en superficie logística y número de pedidos, esto dejará de ser así. Según el negocio crezca, cada sucursal comenzará a generar un volumen de información tal que no tardará en generarse una situación de descontrol que acabe por producir pérdidas (o, al menos, merma de beneficio). Para evitarlo, una empresa debe dotarse de una herramienta específicamente dotada para organizar, de una manera clara, toda la información disponible de cada sucursal.

Disponer de toda la información centralizada en una misma plataforma, permitirá realizar todo tipo de consultas desde donde se quiera y cuando se quiera. Adicionalmente, un punto de venta con tecnología en la nube y aplicación móvil ayudará a administrar los aspectos tangibles, de las sucursales de un negocio, desde un Smartphone o Tablet, garantizando información actualizada de lo que está sucediendo en el día a día.

• Reportes de ventas y productos vendidos por sucursal
  

Disponer de reportes semanales, mensuales o anuales resulta clave para poder tomar decisiones estratégicas que, posteriormente, permitan optimizar el esfuerzo del global de la compañía y, también, mejorar los resultados de cada sucursal. Será un punto importante, de cara a convencer a los socios estratégicos de un negocio, poder mostrar estos reportes, prueba de la viabilidad de la empresa. En este caso, el sistema de punto de venta adoptado debe poder generar, tanto reportes de ventas diarias o por períodos, como informes de productos más vendidos o de mejor rotación. También deberá poder mostrar, de una forma clara y lo más visual posible, perfiles de venta, ya sea de cada vendedor o de cada sucursal.

• Perfiles de seguridad de los colaboradores
  

Cuantas más sucursales menor nivel de visibilidad de lo que ocurre en cada una de ellas. En estas circunstancias, pueden suceder, por parte de los trabajadores, desde hurtos a falta de cumplimiento de las directrices ordenadas desde la central. También manejo la información de forma inapropiada. Una manera eficaz de evitar que esto suceda sería crear perfiles de seguridad para cada uno de los miembros del equipo. En cada caso, y según el rol del empleado dentro de la estructura, se asignan permisos personalizados. Cada uno de estos permisos permitirá el acceso limitado a reportes con información delicada, opciones de facturación, manejo de operaciones, permisos de eliminación o modificación de registros…

• Información homologada de los inventarios
  

Con bastante frecuencia, se observan diferencias en los catálogos de artículos, listas de precios, códigos e información de promociones disponible en las diferentes sucursales de una cadena. Esto sucede por falta de actualización de datos. La consecuencia de este déficit, en cuanto a calidad de la información disponible, es pérdida de ingresos por precios desfasados, falta de códigos nuevos o presentación de promociones que ya no están activas, con la consiguiente frustración y enfado por parte del cliente. Para evitar que esto ocurra, todos los puntos de venta de una cadena de negocio deben ser capaces de disponer de herramientas desarrolladas para registrar todos los productos del catálogo de forma precisa. La información disponible debe estar sincronizada entre las diferentes sucursales. De este modo, se podrán eliminar –o, al menos, reducir de forma muy significativa- cualquier problema derivado de falta de actualización de precios y productos.

• Procesos recurrentes automatizados
  

Dentro de los procesos de venta y administración de cada sucursal, siempre hay procesos que se activan de manera recurrente. Son, por ejemplo, registro de transacciones, sincronización de la información disponible con los inventarios y materialización de compras. Para evitar que el trabajo tenga que hacerse de una manera manual lo que casi inevitablemente provocará errores que luego habrá que corregir, cada punto de venta ha de disponer de herramientas programadas para automatizar y optimizar los procesos. Dichos procesos abarcan desde integración de herramientas -como código de barras para el registro automático del movimiento de productos- hasta programación de compras.

• Facturas electrónicas en todas las sucursales
  

Para no tener problemas con las autoridades fiscales, las empresas están obligadas a poder emitir facturas electrónicas (comprobantes fiscales)… y no existe otro modo de completar este proceso que a través de métodos electrónicos. Este es el motivo por el cual todas las sucursales de un negocio deben disponer de herramientas de emisión de facturas electrónicas. La aplicación debe permitir el archivo de datos de facturación. También, brindar la opción enviar el ticket de compra por correo electrónico al cliente.

Los interesados en probar estas funciones, en su propio negocio, pueden consultar de forma gratuita al equipo de Invu POS, un sistema de software en la nube que permite controlar la actividad, de modo simultáneo y en tiempo real, de todas las sucursales de un negocio.